Expotur

REGLAMENTARIOS

REGLAMENTO Y CONTRATO DE ADHESIÓN DE PARTICIPACIÓN COMO COMPRADOR EXPOTUR 2024
  • Este documento contiene información legal vinculante para quien participe como Comprador en la Expotur 2024
  • Este documento contiene enlaces complementarios destacados en el texto y usted declara que los ha leído, se da por enterado y avala las directrices y disposiciones de estos.
  • Los Compradores formalizan su participación, con la firma de un Contrato donde se  aceptan los términos de este Reglamento y Contrato de Adhesión de Participación como
  • Con la firma del Contrato, se aceptan los términos de este Reglamento y Contrato de Adhesión de Participación como Comprador en Expotur 2024

            CLÁUSULA PRIMERA. DE LA EXPOTUR

1.1       Expotur es un evento organizado por La Asociación Costarricense de Profesionales en Turismo, en adelante llamada ACOPROT por sus siglas, que se llevará a cabo en Hotel DoubleTree by Hilton Cariari, San José, Costa Rica.

1.2       Expotur es la bolsa de comercialización más importante del país, que promueve acercamientos personalizados entre empresarios turísticos nacionales y compradores internacionales. Presenta su edición 37 basada en destacados logros de generación de ingresos para el país, de sus 36 ediciones anteriores.

1.3       Expotur va dirigida a:

  • Agencias mayoristas nacionales e internacionales.
  • Empresarios de perfil calificado que ofrecen productos y servicios turísticos tales como: Agencias de Viajes, Hospedajes, Actividades Temáticas.
  • Anunciantes que deseen construir relaciones con los participantes de la Expo.

1.4       La organización de Expotur se reserva el derecho de validar el perfil del comprador a fin de cumplir con la idoneidad de participación según los fines y objetivos de Expotur y sus requisitos de participación como Comprador en Expotur, enunciados en la Cláusula Cuarta de este documento.

1.5      Expotur es un evento que promueve las relaciones comerciales entre compradores y vendedores (expositores virtuales y presenciales), y bajo ningún concepto, avala, interviene, ni es responsable por los productos y servicios ofrecidos, ni por los servicios pactados. Tampoco puede hacer suyo el resultado de las negociaciones por lo que no es responsable del resultado legal ni económico de las negociaciones. Cada participante es responsable por la calidad y veracidad de sus productos y/o servicios ofrecidos.

1.6       El nombre y el logo de la Expotur son propiedad de la ACOPROT, y se otorga a los participantes, licencia de uso con fines promocionales en referencia a su participación exclusiva en este evento. Encuentre el logo en formato png. para su uso en el espacio  Recursos  (espacio de uso exclusivo compradores registrados) 

1.7       El organizador se reserva el derecho de reproducir y difundir el registro de imagen del evento, por lo que los compradores autorizan ceder sus derechos de imagen y el uso de su nombre para efectos publicitarios y mercadológicos del evento actual y sus posteriores versiones.

1.8      El Contrato a formalizar, estipula condiciones y compromisos adquiridos por el representante de la empresa compradora. Acoprot tiene la potestad para resolver el contrato, en caso de incumplimiento, sin penalidad alguna para la Acoprot y con responsabilidad para el comprador.

1.9     Los compradores liberan al organizador, de toda responsabilidad, por lo que aceptan y declaran que comprenden todas las cláusulas de este contrato y renuncian a reclamos posteriores, por cualquier medio, por daño, pérdida o perjuicio de los bienes y servicios expuestos dentro de la Expotur.

1.10  Si por causas no imputables a Acoprot, no se pueda realizar la Expotur en las fechas y horarios establecidos, Acoprot podrá reprogramar el evento. En caso de que el comprador no esté de acuerdo con la nueva reprogramación, las partes pueden dar por terminado el contrato y se resolverá a derecho, sin que medie reclamo alguno.

1.11 El comprador autoriza a la organización de Expotur, a utilizar su nombre y logo para efectos mercadológicos y publicitarios.

 

 

CLÁUSULA SEGUNDA. PARTICIPACIÓN

2.1       Los compradores participan de Expotur,  conformando un directorio detallado de su perfil y preferencias de sus mercados meta.

2.2       Respecto a la forma de participación se establece:

  • El comprador asegura cumplir con los requisitos enunciados en la Cláusula Cuarta de este documento.
  • Llenar el formulario Solicitud de Reserva como Comprador  para comunicar su interés de participación.
  • La organización de Expotur, valida el cumplimiento de requisitos y se encarga de contactar al comprador, para gestionar el Contrato y convenir los términos según corresponda.
  • Al formalizarse el Contrato se aceptan las condiciones de participación y se compromete el comprador a cumplir lo pactado.
  • Al formalizarse el Contrato, la organización de Expotur, guía al usuario para completar otros procesos según corresponda.

2.3   Todo participante de Expotur, está obligado a observar y respetar los lineamientos y reglamento del Hotel Cariari Double Tree.   

2.4 Al formalizar su participación el comprador obtiene:

  • Inclusión en el Directorio de Compradores de Expotur.
  • Acceso en línea a la plataforma de Expotur y todos sus recursos.
  • Representación de marca en el Back panel del recinto del hotel donde se celebra el evento así como en el muro de logos de la web. 

 

CLÁUSULA TERCERA. DE LAS PARTES

3.1      Organización de la Expo

  • Provee una robusta plataforma con información, recursos e interacción que promueva el intercambio comercial.
  • Convoca a mayoristas internacionales y agencias de viaje o tour operadores locales como potenciales compradores y hacedores de negocio.
  • Convoca a vendedores de productos y servicios turísticos.
  • Desarrolla directorios para:
      • Compradores: Integra mayoristas internacionales invitados y otros compradores, con un perfil detallado de su representada.
      • Vendedores / expositores. Integra stands presenciales y virtuales con amplia información del expositor, enlaces de referencia, formulario de contacto y gestor de citas basado en disponibilidad.
  • Difunde y promueve Expotur en medios nacionales e internacionales  Sala de Prensa
  • Mantiene comunicación oportuna con sus participantes a través de sus Boletines, informando novedades y otros temas de Expotur.
  • Desarrolla los siguientes programas y actividades:
    • Actividad de Apertura y cierre del evento.
    • Programas de charlas y conferencias.
    • Encuentros Get Together, en las salas de reuniones para promover el intercambio comercial.
  • Entrega a los participantes gafetes de identificación los cuales deberán portar siempre durante los días del evento.
  • Para compradores mayoristas internacionales,
    • La organización del evento asume costos de estadía, por 3 noches, cada día con  3 tiempos de alimentación. La cobertura de estos va desde — al –. No incluye bebidas alcohólicas ni otros rubros no convenidos.
    • Serán recibidos por un representante de la organización en el aeropuerto Juan Santamaría.
    • Contarán con un espacio web privado donde tendrán información relevante a la participación durante el evento
    • Durante los 2 días del encuentro presencial, se comprometen a permanecer en el recinto del evento, realizar recorridos y atender citas de negociación.
    • La organización dispondrá de una Póliza robusta, que cubre eventualidades relacionadas con la participación en la Expo. Para esto es fundamental adjuntar copia de su identificación en el Formulario de Registro correspondiente.

3.2       El Comprador

  • Cumple con este Reglamento y Contrato de Adhesión
  • Cumple con los plazos y obligaciones adquiridas en el Contrato a formalizar.
  • Acata en todo momento, las directrices e instrucciones de la organización del evento, según las comunicaciones emitidas en los Boletines y que se mantendrán disponibles para su consulta en web, a fin de que en todo momento el Comprador se mantenga informado.
  • El comprador internacional se compromete a viajar con un seguro de viajes que cubra enfermedad, riesgos del trabajo y muerte.
  • La no presentación a cualquiera de las actividades programadas se considera una falta grave al Contrato pactado, y por tanto: la organización podrá disolver el contrato y el comprador debe cubrir el rubro de los gastos incurridos en su visita. Para este efecto se requiere que el comprador internacional facilite un voucher abierto como respaldo de su participación y los compromisos adquiridos.

 

CLÁUSULA CUARTA. CONDICIONES GENERALES DE PARTICIPACIÓN

4.1       Requisitos de participación

  • Completar formulario de  Solicitud de Reserva como Comprador
  • Formalización y firma de Contrato.
  • Para compradores nacionales
    • Estar inscrito en el Ministerio de Hacienda.
    • Permiso de funcionamiento según corresponda.
    • Póliza de Responsabilidad Civil.
  • Tener presencia web. Página web.
  • Completar la información requerida para el Directorio de Compradores.
  • Validar el contenido de su información una vez que se le notifica que su perfil está listo y dispuesto en  Directorio de Compradores.  Tiene derecho a una solicitud de modificación de información.

4.2       El Comprador se compromete a:

  • Acatar las disposiciones dadas por la organización de Expotur.
  • Portar el gafete distintivo en todo momento durante la permanencia en recinto del evento.
  • Mantener control estricto y riguroso de los correos de contacto y cualquier otra interacción ofrecida por la plataforma. Especial atención al sistema de citas que gestiona sus espacios de reuniones de negocio.
  • Gestionar citas virtuales en horas hábiles según zona horaria de Costa Rica, con duración de 30 minutos, hablando inglés para quienes lo requieran.

4.3       Aspectos Reglamentarios

  • No se permiten actos relacionados con proselitismo político, religioso o de cualquier otra índole ajena a los objetivos y fines de la Expo.
  • No se permite distribuir material considerado inapropiado para los fines de Expotur.
  • La organización vela por la sana convivencia durante los días del evento presencial, para lo cual tiene la potestad de establecer sanciones que pueden ir desde multas y/o hasta ocasionar la expulsión del evento, a quienes muestren incumplimiento de los requisitos, comportamiento inapropiado, infrinjan el reglamento, ocasionen disturbios o cualquier otro, que vaya en contra de los objetivos y fines de la Expo.

 

CLÁUSULA QUINTA. ACTIVIDADES Y FECHAS IMPORTANTES 

  • 6 de mayo del 2024. Recepción de participantes internacionales en el aeropuerto internacional y traslado al hotel
  • Evento de apertura.
  • Apertura de la web.A partir del 15 de abril se dispone en línea la web y se envía usuario y contraseña a cada uno de los participantes compradores y vendedores a fin de que conozcan la oferta dispuesta, realicen búsquedas inteligentes de la información según preferencias de los compradores y se gesten las citas de negociación respectivas.
  • Publicación de Memoria.A fines de mayo 2024 se estará compartiendo con los diferentes participantes registrados, una memoria de Expotur con informe estadístico y analítico.