Expotur

REGLAMENTARIOS

REGLAMENTO Y CONTRATO DE ADHESIÓN DE PARTICIPACIÓN COMO VENDEDOR EN EXPOTUR 2024

 

  • Este documento contiene información legal vinculante para quien participe como Expositor en Expotur 2024, de forma presencial y virtual o solamente virtual.
  • Este documento contiene enlaces complementarios, destacados en el texto, y usted declara que los ha leído, se dá por enterado y avala las directrices y disposiciones de estos.
  • Los vendedores, llamados también expositores, formalizan su participación, con la firma de un Contrato, personalizado, con especificaciones de tarifas y formas de pago dadas.
  • Con la firma del Contrato, se aceptan los términos de este Reglamento y Contrato de Adhesión de Participación como Expositor en Expotur 2024

 

CLÁUSULA PRIMERA. DE LA EXPO

1.1       Expotur es un evento organizado por La Asociación Costarricense de Profesionales en Turismo, en adelante llamada ACOPROT por sus siglas, que se llevará a cabo en Hotel DoubleTree by Hilton Cariari, San José, Costa Rica.

1.2       Expotur es la bolsa de comercialización más importante del país, que promueve acercamientos comerciales entre empresarios turísticos nacionales y compradores internacionales. Presenta su edición 37 basada en destacados logros de generación de ingresos para el país de sus 36 ediciones anteriores.

1.3       Expotur va dirigida a:

  • Agencias mayoristas nacionales e internacionales.
  • Empresarios de perfil calificado que ofrecen productos y servicios turísticos tales como: Agencias de Viajes, Hospedajes, Actividades Temáticas.
  • Anunciantes que deseen construir relaciones con los participantes de la Expo.

1.4       La organización de Expotur se reserva el derecho de validar el perfil del expositor a fin de cumplir con la idoneidad de participación según los fines y objetivos de Expotur y sus requisitos de participación, enunciados en la Cláusula Cuarta de este documento.

1.5      La organización de Expotur designa espacios dentro de los salones del recinto, según su conveniencia y destina espacios tipo VIP Room para quien así convenga.

1.6       La Expo es un evento que promueve las relaciones comerciales entre compradores y vendedores (expositores virtuales y presenciales), y bajo ningún concepto, avala, interviene, ni es responsable por los productos y servicios ofrecidos, ni por los servicios pactados. Cada participante es responsable por la calidad y veracidad de sus productos y/o servicios ofrecidos. Tampoco puede hacer suyo el resultado de las negociaciones por lo que no es responsable del resultado legal ni económico de las negociaciones.

1.7       El nombre y el logo de Expotur son propiedad de ACOPROT, y se otorga a los participantes, licencia de uso con fines promocionales en referencia a su participación exclusiva en este evento. Encuentre el logo en formato png. para su uso en el espacio  Recursos  (espacio de uso exclusivo expositores registrados) 

1.8       El organizador se reserva el derecho de reproducir y difundir el registro de imagen del evento, por lo que los compradores autorizan ceder sus derechos de imagen y el uso de su nombre para efectos publicitarios y mercadológicos del evento actual y sus posteriores versiones.

1.9     El Contrato a formalizar, estipula condiciones y compromisos adquiridos por el representante de la empresa expositora. La Asociación tiene la potestad para resolver el contrato, en caso de incumplimiento, sin penalidad alguna para la Asociación y con responsabilidad para el Expositor.

1.10     Los expositores liberan al organizador de toda responsabilidad, por lo que aceptan y declaran que comprenden todas las cláusulas de este contrato y renuncian a reclamos posteriores, por cualquier medio, por daño, pérdida o perjuicio de los bienes y servicios expuestos dentro de Expotur.

1.11     Si por causas no imputables a la Asociación, no se pueda realizar el evento en las fechas y horarios establecidos, la Asociación podrá reprogramar el evento. En caso de que el expositor no esté de acuerdo con la nueva reprogramación las partes pueden dar por terminado el contrato y se resolverá a derecho pero no tendrá derecho a reembolso alguno.

1.12      El expositor autoriza a la organización de Expotur, a utilizar su nombre y logo para efectos mercadológicos y publicitarios.

 

 CLÁUSULA SEGUNDA. PARTICIPACIÓN

2.1       Al adquirir un espacio como Expositor gozará de: 

    • Un espacio dentro del recinto, delimitado por una mesa con identificación de logo, nombre y un QR que redireccione al sitio web.
    • Un stand virtual que expone su negocio y facilita la interacción. El stand virtual dispone de logo, descripción, información de contacto, 4 fotografías, un video, sistema de Booking para reserva de citas en línea para reuniones/networking.
    • Acceso en línea a la plataforma de Expotur y todos sus recursos.
    • Mención en redes y otros canales de promoción.
    • Representación de marca en el muro de Logos del recinto y en el muro de logos de la web.

2.2       Todo participante de Expotur, está obligado a observar y respetar los lineamientos y reglamento del Hotel Cariari Double Tree.

2.3       Respecto a la forma de participación se establece:

    • El Expositor asegura cumplir con los requisitos enunciados en la Cláusula Cuarta de este documento.
    • Llenar la Solicitud de Reserva como Expositor para comunicar su interés de participación. Al llenar el formulario de Reserva se aceptan las condiciones de participación.
    • La organización de Expotur, valida el cumplimiento de requisitos y se encarga de contactar al Expositor, para gestionar el Contrato y convenir los términos según corresponda.
    • Al formalizar el Contrato se aceptan las condiciones de participación y se compromete el expositor a cumplir lo pactado.
    • Al formalizar el Contrato, la organización de Expotur guía al usuario para completar procesos (gestionar stand virtual y otros).

 

CLÁUSULA TERCERA. DE LAS PARTES

3.1       Organización de la Expo

    • Provee una robusta plataforma con información, recursos e interacción que promueva el intercambio comercial.
    • Convoca a mayoristas internacionales y agencias de viaje o tour operadores locales como potenciales compradores y hacedores de negocio.
    • Convoca a expositores de productos y servicios turísticos.
    • Desarrolla directorios para:
      • Compradores: Integra mayoristas internacionales invitados y otros compradores, con un perfil detallado de su representada.
      • Vendedores / expositores. Integra stands presenciales y virtuales con amplia información del expositor, enlaces de referencia, formulario de contacto y gestor de citas basado en disponibilidad.
    • Difunde y promueve Expotur en medios nacionales e internacionales y dispone esta promoción en su Sala de Prensa
    • Mantiene comunicación oportuna con sus participantes a través de sus Boletines, informando novedades y otros temas de Expotur.
    • Desarrolla los siguientes programas y actividades:
      • Actividad de Apertura y cierre del evento.
      • Encuentros Get Together, en salas de reuniones para promover el intercambio comercial.
      • Programa de charlas y conferencias para expositores y mayoristas invitados.
    • Entrega a los participantes gafetes de identificación y un acceso para vehículos en la zona exclusiva para tal fin, los cuales deberán estar siempre visibles dentro del vehículo
    • Dispone Edecanes debidamente identificados para asistir a paricipantes del evento.
    • Gestionará tarifas con descuento para el hospedaje de participantes a la Expo, en hoteles cercanos .
    • Funge como facilitador para actividades Fam trip y One day tour, para los quienes deseen abrir estos espacios de invitación para compradores. Expotur solo será facilitador de información y gestión de reserva. No se involucrará más allá de esto, quedando la responsabilidad entre los que inviten y los que participen. .
    • La organización de la Expo, reglamenta con los compradores internacionales que durante los 2 días del evento, estos se comprometen a permanecer en el recito y cumplir con la cuota de reuniones con los expositores.

3.2       El Expositor

    • Cumple con este reglamento y los requisitos de Participación en Expotur de la Cláusula Cuarta siguiente
    • Cumple con los plazos y obligaciones adquiridas en el Contrato a formalizar.
    • Acata en todo momento, las directrices e instrucciones de la organización del evento, según las comunicaciones emitidas en los Boletines y que se mantendrán disponibles para su consulta en web, a fin de que en todo momento el Expositor se mantenga informado. 

 

 

CLÁUSULA CUARTA. CONDICIONES GENERALES DE PARTICIPACIÓN Y EXPOSICIÓN

4.1       Requisitos de participación

    • Presentar Solicitud de Reserva como Expositor 
    • Formalización y firma de Contrato.
    • Para expositores nacionales
      • Estar inscrito en el Ministerio de Hacienda.
      • Permiso de funcionamiento según corresponda.
      • Póliza de Responsabilidad Civil.
    • Tener presencia en web con un sitio idóneo.
    • Completar la información requerida para su stand virtual, en el momento que se le facilite.
    • Validar el contenido de su información una vez que se le notifica que su perfil está listo y dispuesto como stand virtual. Tiene derecho a una solicitud de modificación de información.

 

4.2       El expositor y sus representantes se obligan a:

    • Acatar las disposiciones dadas por la organización de Expotur.
    • Portar el gafete distintivo en todo momento durante la permanencia en el recinto.
    • Mantener control estricto y riguroso de los correos de contacto y cualquier otra interacción ofrecida por la plataforma. Especial atención al sistema de citas que gestiona sus espacios de reuniones de negocio.
    • Mantener al menos una persona presente en su stand en todo momento, con capacidades y habilidades para atender a los compradores potenciales.
    • Utilizar el stand exclusivamente para la promoción de los productos y servicios de su representada, no podrá alquilar, donar, transferir, vender, prestar ni ceder el espacio asignado ni en parte ni en su totalidad.

4.3       Aspectos Reglamentarios

    • No se permiten actos relacionados con proselitismo político, religioso o de cualquier otra índole ajena a los objetivos y fines de Expotur.
    • No se permite distribuir material considerado inapropiado para los fines de Expotur.
    • La organización vela por la sana convivencia durante los días del evento presencial, para lo cual tiene la potestad de establecer sanciones que pueden ir desde multas y/o hasta ocasionar la expulsión del evento, a quienes muestren incumplimiento de los requisitos, comportamiento inapropiado, infrinjan el reglamento, ocasionen disturbios o cualquier otro, que vaya en contra de los objetivos y fines de Expotur.

 

CLÁUSULA QUINTA. ACTIVIDADES Y FECHAS IMPORTANTES   

  • 6 de mayo del 2024. Recepción de participantes internacionales en el aeropuerto internacional y traslado al hotel
    • Evento de apertura.
    • Apertura de la web. A partir del 15 de abril se dispone en línea la web y se envía usuario y contraseña a cada uno de los participantes compradores y vendedores a fin de que conozcan la oferta dispuesta, realicen búsquedas inteligentes de la información según preferencias de los compradores y se gesten las citas de negociación respectivas.
    • Entrega de Memoria. A fines de mayo 2024 se estará compartiendo con los diferentes participantes registrados, una memoria de Expotur con informe estadístico y analítico.